Le dîner de gala professionnel est un évènement de grande envergure pour les entreprises. Son organisation vise à remercier les clients fidèles, les partenaires commerciaux ou à célébrer un succès. Pour rendre cet évènement mémorable, le dîner doit être préparé minutieusement. Découvrez ici quelques conseils pour réussir l’organisation de votre soirée de gala professionnel.
Un lieu magique pour votre soirée de gala
Pour réussir l’organisation d’une soirée de gala, le premier facteur est de choisir un cadre somptueux. De nombreux facteurs sont à prendre en compte dans ce cadre.
Choisissez le lieu en fonction du nombre d’invités
Pour l’organisation de votre soirée de gala, tenez compte de la capacité d’accueil du lieu de réception. Un espace suffisant permet aux convives de circuler facilement. Faites la liste de tous les invités. Cela vous permet d’avoir une idée sur le nombre de participants. Il est recommandé de choisir un lieu qui possède beaucoup de salles. Il faut aussi que les espaces soient bien équipés, fonctionnels et adaptés aux dispositions de tables que vous voulez adopter.
Contrôlez la liste des équipements pour voir si cela répond à vos besoins. Il ne faut pas choisir un endroit trop grand, car les invités peuvent avoir la sensation d’être dans un espace vide. Pendant la visite des lieux, vérifiez les postes dont vous avez besoin. Il s’agit notamment des pistes de dance, coins de détente avec canapé… En revanche, si vous voulez aménager l’espace vous-même, assurez-vous que le lieu est modulable selon vos idées.
Cherchez un lieu attractif
Pour l’organisation d’un dîner de gala d’entreprise, il faut sélectionner un lieu unique. L’endroit choisi doit être personnalisé selon l’évènement et refléter l’objectif de la soirée. Les galas sont souvent organisés pour récompenser les employés, faire la promotion de l’entreprise ou pour renforcer la cohésion de l’équipe. Pour cela, il faut créer un environnement attractif dans lequel les travailleurs peuvent se détendre.
Pour la réussite de cet évènement, le cadre doit être agréable et séduisant. Cela permet aux invités de passer un moment inoubliable. Par exemple, vous pouvez louer :
- un hôtel,
- un château,
- un centre de congrès,
- une villa…
Si vous avez un petit budget, optez pour la location d’un grand restaurant ou d’une salle de réception.
Une soirée de gala dans un lieu accessible et commode
Les soirées de gala doivent être organisées dans un endroit accessible et connu. Vérifiez bien l’emplacement géographique du lieu pour voir s’il y a des moyens de transport disponibles pour les convives qui habitent loin. Assurez-vous qu’il y a des chambres d’hôtel à proximité pour héberger les invités.
Vérifiez bien si les espaces prévus possèdent suffisamment de places pour accueillir les tables de repas et les différentes animations. Outre cela, sélectionnez un thème original et cohérent en rapport avec l’objectif de la soirée. Tenez compte du profil des participants pour choisir votre lieu. Ceci permet à vos invités de profiter d’une ambiance à la fois chaleureuse et unique.
Choisissez un menu qui réponde aux goûts et aux besoins de chacun
Pour rendre la soirée de gala mémorable, préparez un dîner exceptionnel pour vos invités. Cela améliore votre réputation et vous permet de susciter plus d’intérêt avec votre entreprise. Pour la préparation de vos repas, il faut faire une commande à un traiteur afin de combler les attentes de vos invités. Il y a plusieurs critères à prendre en compte pour mettre en place un menu idéal.
Maitrisez le profil de chaque invité
Tenez compte de l’origine et de l’endroit où résident les invités pour mieux cerner leurs besoins. En fonction des niveaux professionnels, déterminez l’expérience des participants à un dîner de gala. Proposez des menus selon la préférence des invités. Si vous avez des convives qui ont des allergies alimentaires, vous pouvez choisir des recettes qui leur conviennent.
Par exemple, les personnes âgées préfèrent des plats plus doux. Par contre, les jeunes aiment les repas épicés. Pour les personnes qui se préoccupent de leur santé, vous pouvez leur proposer des menus végétariens ou cétogènes. Prenez en compte toutes ces informations pour choisir le repas idéal pour vos collaborateurs.
Offrez un choix de menu
Un seul mets ne peut pas satisfaire tout le monde. Offrez au moins deux choix de repas pour vos invités. Proposez des plats régionaux et internationaux pendant le dîner de gala. Il faut inclure aussi des repas qui sont populaires dans la région où se tient la soirée. Proposez des options de vinaigrette et de sauces pour les salades. Préparez des menus gastronomiques pour vos invités.
Vous pouvez offrir aux invités un cocktail classique avec des boissons avec et sans alcool. Il est également recommandé d’utiliser un champagne issu d’un grand cru pendant les soirées de gala. Pour l’organisation de vos évènements d’entreprise, faites appel à un service traiteur. Ces prestataires possèdent les moyens et les compétences nécessaires pour faire de cet évènement une réussite.
Ils prennent en charge tous les détails de l’organisation tels que la mise en place, la décoration, la cuisine, le cocktail à utiliser… Cela vous permet de vous focaliser sur d’autres objectifs. Ces spécialistes peuvent aussi vous conseiller sur le choix des repas. Ils vous garantissent un service sûr et efficace, adapté à vos besoins.
Créez l’atmosphère parfaite : musique, décoration et éclairage
Le choix des animations est aussi un élément clé pour la réussite de votre soirée de gala. Vous pouvez inviter un orchestre pour jouer des morceaux de musique classique ou de jazz pour accompagner le dîner. Cela crée une atmosphère chaleureuse et conviviale. Mettez en place un spectacle de danse, comme un ballet. Divertissez vos convives avec des scènes de magie. Invitez les artistes et les comédiens pour accompagner le spectacle. Pour rendre la soirée extraordinaire, organisez un quiz musical pour permettre aux invités de participer activement à l’évènement.
Ce jeu peut tourner autour des célébrités, du cinéma… Faites des projections de films ou de vidéos pour divertir le public. Organisez des jeux-concours pour permettre aux invités de partager un moment de convivialité. Prévoyez des pièces théâtrales pour un spectacle mémorable. Choisissez des animations qui répondent aux goûts et aux intérêts des invités. Cela leur permettra de passer un moment de détente à la fois agréable et inoubliable.
Prévoyez une bonne sonorisation, car une soirée de gala commence en général par un discours de remerciement. Il faut également mettre en place un système d’éclairage performant. Organisez des jeux de lumière en concordance avec le thème choisi pour une ambiance plus vivifiante. Pour apporter une touche authentique à votre soirée de gala, utilisez des décorations inspirées des casinos. Optez pour un tapis rouge à l’entrée pour accueillir les invités.
Utilisez des décorations raffinées pour créer une ambiance exceptionnelle. Cela attire l’attention des invités sur l’évènement. Vous pouvez aussi décorer le lieu avec différentes couleurs pour rendre l’atmosphère magique et agréable. Utilisez des éléments recyclés, des matériaux naturels comme les feuilles, les branches d’arbres et les coquillages pour apporter une touche unique à la décoration. Vous pouvez aussi créer un style personnalisé avec les photos de votre entreprise.
Invitez les bonnes personnes
La réussite d’une soirée de gala dépend aussi des participants. Il faut ainsi prendre le soin de bien choisir vos invités. Avant de commencer les préparatifs de votre évènement, déterminez l’objectif de la soirée de gala. Cela peut vous aider à définir le profil des participants. Invitez les personnes qui peuvent être intéressées par l’objectif de l’évènement.
S’il s’agit d’une célébration annuelle, envoyez des cartons d’invitation à vos clients et à vos employés. Vous pouvez également inviter vos partenaires d’affaires. Pour faire votre carte d’invitation, assurez-vous qu’elle contient les informations suivantes :
- le thème de la soirée,
- nom de l’hôte,
- date et horaire d’ouverture des portes,
- lieu et contact,
- type d’invitation (solo ou en duo)…
Vous pouvez l’envoyer par e-mail à vos invités. En revanche, si vous préférez l’envoi par courrier, prévoyez les coûts d’impression et d’expédition. Certaines entreprises envoient en amont un « Save the date » aux convives. Il comporte seulement l’intitulé et la date de la soirée. À l’approche de l’évènement, envoyez un e-mail de relance aux invités. Tenez compte de ceux qui ont répondu pour connaitre la quantité de repas à préparer.
Établissez un programme pour la soirée
Pour réussir la soirée de gala, il faut planifier minutieusement les activités à faire pendant l’évènement. Voici quelques programmes que vous pouvez mettre en place.
Définissez une thématique pour votre soirée de gala
Proposez des thèmes adaptés aux invités. Ils doivent être compréhensibles pour favoriser l’engagement des convives. Misez sur une thématique historique. Les thèmes peuvent avoir un lien avec l’histoire de votre entreprise. Cela permet aux participants de mieux connaitre votre société. Vous pouvez également organiser un spectacle en vous inspirant d’une histoire pour accueillir vos invités.
Évitez les longs discours. Les histoires peuvent permettre aux invités d’interagir entre eux. Elles suscitent des émotions et des sensations chez les participants. Pour faire passer des messages publicitaires, vous pouvez choisir une thématique en rapport avec le produit que vous voulez présenter.
Organisez des activités et des séances de prise de photo
Les soirées d’entreprises doivent marquer positivement les invités. Cela leur permet d’avoir des souvenirs agréables et inoubliables. Organisez des activités marquantes pendant le dîner de gala pour permettre aux invités de rester dans une bonne ambiance. Par exemple, vous pouvez installer une table de casino, un baby-foot pour les amoureux de ces jeux. Organisez des séances de chasse au trésor pour divertir vos invités.
Programmez des activités de team building pour animer la soirée. Il peut s’agir d’un défi sportif, jeu de piste, karaoké, atelier graffiti, blind test… Pour apporter une touche d’originalité à votre soirée, prévoyez des jeux sur tablette numérique. Cela permet à vos invités de se divertir pendant l’évènement. Engagez un photographe pour rendre la soirée mémorable. En plus de cela, mettez en place un photobooth pour les invités.
Ceci permet aux participants de créer leur propre photo instantanément grâce aux accessoires mis en place. Les convives peuvent donc repartir chez eux avec un souvenir de la soirée de gala. Vous pouvez également proposer à vos invités, une animation photo avec un fond personnalisé sur le thème de votre évènement. Le photobooth permet de rendre la soirée originale et divertissante.
Les photos sont imprimées avec le logo de votre entreprise. Vous pouvez les partager sur les réseaux sociaux pour faire connaitre votre société. Avec les photobooth, vous avez la possibilité d’imprimer vos images en différents formats.
Un dress code ?
Si votre entreprise décide d’opter pour un dress code « white tie/cravate blanche », notifiez-le en avance aux invités. Cela leur permet de se préparer en conséquence. Vous pouvez demander aux femmes de porter des robes longues de gala avec des gants ou un châle. Les hommes devront eux être en costume de couleur blanche.
Si vous optez pour le dress code « black tie/cravate noire », les femmes peuvent porter des robes longues de couleur noire. Pour les hommes, les costumes avec cravates ou nœuds en papillons sont appropriés. Pour une soirée de gala, dont le code vestimentaire est « tenue de ville », exigez aux femmes de porter une robe élégante ou un pantalon chic.
Avec le style « smart casual », les invités peuvent porter un pantalon en velours, une chemise et une veste. Les jeans de couleurs sombres sont aussi acceptés pour ce type de dress code. Le « business casual » est le style des repas d’affaires détendus. Demandez aux participants de porter une tenue classique avec une chemise unie et un pantalon type jean ou chino en toile. Les femmes quant à elle pourront opter pour une robe fluide.
Pour réussir votre dîner de gala, conseillez aux participants de choisir des tenues qui ont une couleur adaptée au thème de la soirée. Cela vous permet de créer une atmosphère cohérente, uniforme et agréable. En plus de cela, un dress code approprié peut donner une touche de glamour à votre soirée de gala.
