Pour organiser un évènement d’entreprise, il est nécessaire de procéder à de multiples préparatifs et de prendre certaines décisions. L’un des choix cruciaux consiste à décider du lieu de l’évènement. La salle que vous choisirez aura, effectivement, un rôle important dans l’expérience des participants. Qu’il s’agisse d’un séminaire de formation, d’une réunion de direction, d’un évènement promotionnel ou d’une conférence de presse, le choix de la salle est primordial. De nombreux lieux sont disponibles, et le choix devra se faire selon certain critères. Par exemple, il est possible de louer plus de 170 salles d’exception au Cœur de Paris, mais toutes ne conviendront pas à vos projets.
Déterminer les besoins de votre entreprise
Pour trouver la salle idéale, il est indispensable de définir plusieurs paramètres qui vous aideront à savoir de quel type de salle vous avez besoin.
L’objectif de l’évènement d’entreprise
Il est important de déterminer l’objectif de votre évènement et les résultats que vous espérez obtenir. Cela vous permettra de sélectionner un lieu qui pourra répondre au mieux à ces besoins.
Le nombre de participants
Cette donnée est très importante : le nombre de personnes présentes à votre évènement d’entreprise déterminera en grande partie la taille de la salle. Ainsi, si vous n’êtes que peu de participants, il sera inutile de consacrer des fonds à la location d’un espace trop grand. De plus, une salle plus petite donnera à un petit groupe une impression plus chaleureuse et intime. Si, au contraire, vous comptez beaucoup de participants, il est primordial de louer une salle dont la taille est conséquente, afin que chacun se sente à l’aise et dispose de l’espace dont il a besoin.
Les équipements nécessaires
En fonction de la nature de votre évènement professionnel, vous aurez besoin de matériel spécifique. Il peut s’agir par exemple d’une connexion Wi-Fi, d’un micro et d’un système de sonorisation, d’un vestiaire, d’un rétroprojecteur, ou encore d’un certain nombre de tables et de chaises.
Choisir le bon emplacement
Bien que la salle en elle-même soit importante, le choix de son emplacement l’est tout autant. Préférez une salle facilement accessible pour la majorité des participants (places de stationnement, transports en commun, accessibilité à pied, etc.). De plus, prenez en considération l’attrait de l’emplacement : une salle située à proximité d’attractions locales, dans un quartier dynamique ou offrant une vue agréable sera fortement appréciée par les participants.
Pensez également à l’accessibilité de la salle : assurez-vous que les personnes à mobilité réduite puissent y accéder sans difficulté. La présence d’un vestiaire, de toilettes et d’un espace de restauration peut également être un avantage.
Enfin, renseignez-vous sur la disponibilité et les horaires de la salle. Cela vous permettra de préparer le lieu en amont, et de prévoir un temps de rangement et de nettoyage après l’évènement professionnel. Les horaires de location vous donneront également la possibilité d’organiser votre journée (heure d’arrivée, restauration, heure de fin, etc.). De plus, certains créneaux de location sont moins onéreux en fonction du jour de la semaine ou de l’heure : les connaître vous donnera donc la possibilité d’économiser de l’argent.
Consulter les avis en ligne
Une fois votre choix arrêté sur une ou plusieurs salles, n’oubliez pas de prendre le temps de lire les avis laissés en ligne par les précédents occupants de la salle. D’autres organisateurs ont peut-être souhaité donner leur avis, et ce dernier pourra confirmer ou remettre en cause votre choix. Les commentaires ainsi laissés vous apporteront de précieuses informations sur les services proposés et la qualité de la salle, par exemple en termes d’insonorisation, de disponibilité, de propreté, ou encore de fonctionnalité.
Visiter la salle
La dernière étape avant de confirmer la réservation d’une salle est de la visiter. Vous pourrez ainsi vous faire une idée plus concrète du lieu, de l’espace disponible, de ses possibilités d’agencement, de son accessibilité et de son ambiance. Vous pourrez également tester les équipements et visiter les endroits clés comme les sanitaires ou l’espace de restauration, par exemple. Cela vous donnera une vision globale du lieu et vous aidera à savoir s’il conviendra à votre évènement d’entreprise.
Enfin, profitez de ce moment pour poser les questions nécessaires au propriétaire ou au gestionnaire de la salle. Un bon contact et des réponses claires et précises vous aideront à faire votre choix.
