En matière de logistique, l’étape de la préparation de commande est un chaînon important dans le processus menant de la commande à la livraison au client. Elle dépend de nombreux éléments liés à la gestion des stocks et à l’organisation des systèmes de stockage, mais également de la transmission de l’information entre les différents acteurs de la supply chain, et du matériel utilisé pour faciliter la vie des préparateurs de commande.
Quel est l’impact de la qualité et de la nature des équipements utilisés dans les entrepôts logistiques, sur la qualité et les performances des personnels en charge de préparer les commandes ? Pourquoi l’usage de matériels adaptés permet d’optimiser sensiblement les délais de préparation ? La réponse dans cet article.
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Mieux connaître ses besoins : un élément facilitateur dans les décisions
En matière de gestion des stocks et de chaîne logistique, l’analyse des besoins et l’anticipation, par exemple liée à la saisonnalité des produits ou des demandes, permet de grandement faciliter la prévention des pics d’activité.
L’analyse statistique, à la fois sur les commandes client liées, sur la chronologie saisonnière, et sur les capacités de stockage permet de définir quelles sont les ressources humaines et matérielles à prévoir pour répondre sereinement à la demande.
En découlent des facteurs clés de réussite dans la gestion des fournitures (notamment pour l’emballage) mais également dans la gestion et l’élaboration des plannings de préparation, afin de ne pas être pris au dépourvu face à des périodes fastes ou de grande activité.
Le système de stockage, essentiel pour fluidifier le picking
Que ce soit pour la gestion de commandes en e-commerce ou pour de l’activité purement logistique (sous-traitance, commerce de gros, etc.), le contrôle du stockage en entrepôt est primordial, et se doit d’être finement analysé tout au long de l’activité de l’entreprise.
L’analyse de la saisonnalité, la volumétrie des produits et les quantités d’articles en manutention permettent de définir, au besoin, s’il est nécessaire d’envisager plusieurs zones de stockage afin de faciliter le picking ou de séparer les différents canaux de distribution, le cas échéant.
L’aide d’un ERP couplé à un WMS (Wharehouse Management System, ou système de gestion logistique) permet notamment d’apporter en temps réel des analyses fines de tous ces éléments :
- contrôle en temps réel du stock global et par zones
- passage de commandes en automatique, adaptées aux besoins et à la saisonnalité
- définition, pour les préparateur de commande, des chemins de préparation les mieux adaptés
- etc.
Dans certains cas, la mise en place de cobots (robots collaboratifs) ou de transstockeurs dédiés à l’automatisation ou à la semi-automatisation de la préparation peut permettre des gains de temps et de fiabilité à la préparation tout simplement démoniaques. Ce sont ainsi des pans entiers d’entrepôt qui peuvent être robotisés afin de faciliter la vie des préparateurs de commande, et décupler leur productivité.
L’espace de préparation de commande : une organisation sans compromis
Plusieurs éléments sont essentiels dans l’espace de préparation pour les commandes client. La première chose est de mettre en œuvre une surface de travail suffisamment importante pour éviter les mélanges de commandes et les erreurs humaines : la délimitation des zones par des marquages au sol permet de codifier clairement, pour les collaborateurs, les espaces dédiés de chaque étape de la préparation.
L’usage d’une signalétique adaptée contribue également à faciliter et fluidifier les déplacements au sein de l’entrepôt lors du picking, et d’éviter les embouteillages et les incidents.
Une zone de stockage temporaire doit être mise à disposition de chaque préparateur afin de lui faciliter la tâche : chaque étape de la préparation doit avoir son espace propre, qui doit être codifié en ce sens.
De la même manière, le matériel mis à disposition doit être immédiatement disponible et fonctionnel (emballages, outils, fournitures diverses, systèmes de levages le cas échéant) et au besoin, lui aussi clairement identifié, par exemple par des codes couleur selon le type d’usage ou de produit.
Préparation de commande : de la méthode, et des équipements adaptés !
La préparation de commande repose avant tout sur des méthodes de travail, qui doivent être réfléchies selon la typologie de l’entrepôt, la nature et la volumétrie des demandes, et les ressources allouées à cette tâche.
De la méthodologie et de l’organisation
L’utilisation de l’informatique apporte, en matière de logistique, plusieurs éléments facilitateurs essentiels :
- le regroupement des commandes (par clients, par typologie de produits, etc.)
- la préparation automatique (si l’entrepôt est équipé en robotique)
- le contrôle lors de la préparation (listes de picking manuelles, ou dispositifs de saisie vocale par voice picking, ou en saisie à l’aide de scanners à doigts ou de terminaux portables)
- la facilitation d’un second contrôle par scan des étiquettes post-préparation
- etc.
Au final, le processus doit être finement rodé et matérialisé auprès de chaque opérateur, qui ne doit pas pouvoir griller les étapes afin de limiter les risques d’erreurs.
Le petit matériel, essentiel pour ne pas perdre du temps
On met souvent de côté la qualité des petits matériels utilisés par les préparateurs de commande dans le cadre de leur mission, mais elle est pourtant un élément primordial pour leur productivité.
Le choix des outils de découpe (cutters notamment), leur facilité de manipulation et les sécurités intégrées permettent de faciliter leur tâche, et les bons outils apportent en cela un gain réel à tous les niveaux : vitesse d’exécution, qualité des découpes, diminution du risque d’accident.
Le maintien des emballages n’est évidemment pas à mettre de côté : les rouleaux d’adhésif doivent être qualitatifs afin de limiter les pertes de temps inhérentes aux problèmes mécaniques ou plus simplement aux déchets générés par les mauvais usages. Le film de protection doit également faire l’objet de toutes les attentions, qu’il soit destiné aux petits articles ou aux palettes en fin de préparation.
Le levage et le transport des produits
Lors de la préparation de commande, il existe principalement deux typologies d’articles :
- le gros matériel, nécessitant des dispositifs de levage (transpalettes, Fenwick, chariots élévateurs) car impossible à manipuler à main nues
- le petit matériel, transportable manuellement
Si pour les gros articles, l’utilisation d’outils d’assistance au levage est une évidence, il n’en est pas de même lorsque les préparateurs doivent manipuler quantité de petits articles. L’utilisation de bacs s’avère donc être la norme, mais ils ne sont pas toujours utilisés à bon escient.
L’une des manières les plus efficaces d’optimiser le transport des petits articles est d’utiliser des chariots de préparation de commandes, comme les chariots de Rolls Rapides, qui permettent un usage simultané et surtout ergonomique de plusieurs bacs sur le même chariot. C’est un facilitateur pour les préparateurs de commande, qui grâce à ce type de matériel, peuvent gagner en productivité !
Le choix des emballages : stratégique !
Souvent négligé par les responsables logistiques, le choix des emballages est un élément décisif à bien des niveaux. Déjà écologique, puisqu’il n’est pas rare de voir des articles emballés dans des cartons souvent bien trop volumineux, et remplis à grand renfort de rembourrage (carton, papier, papierbulle…)
Il est compréhensible que la démultiplication des modèles d’emballages (cartons de différentes tailles notamment) puisse poser des problèmes organisationnels, aussi l’analyse des typologies d’articles destinés à l’expédition doit pouvoir être réalisée, et mener à un consensus portant sur plusieurs critères :
- une taille d’emballage au plus proche de celle des produits emballés (quitte à multiplier – raisonnablement – les références de cartonnages à utiliser), ce qui réduira les coûts et facilitera la protection des articles
- l’utilisation de cartonnages empilables et emboîtables, afin de faciliter le colisage
- l’accès facilité aux différents modèles d’emballages, qui devront être approvisionnés convenablement, afin d’éviter les dérives
Au final, la bonne gestion des emballages permettra de faciliter le contrôle qualité et l’étape finale de l’étiquetage, avant la mise à disposition aux transporteurs.
