S’il n’est toujours pas obligatoire d’utiliser un logiciel de caisse en France, son usage est toutefois fortement recommandé, tant les avantages sont nombreux pour le commerçant. Mais depuis les lois de finance 2016 et 2018 et plus particulièrement le volet anti-fraude à la TVA entré en vigueur au 1er janvier 2018, les logiciels de caisse doivent être certifiés auprès de l’administration fiscale.
Retour sur les avantages de l’utilisation d’un logiciel de caisse dans les établissements commerçants et dans la restauration, et explications sur la certification, ses implications, ses raisons.
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Sans logiciel de caisse : des règles (très) contraignantes
Se passer d’un logiciel de caisse implique un certain nombre de contraintes pratiques. En effet, il faut savoir que pour tout montant facturé supérieur à 25 €, l’émission d’un ticket de caisse est obligatoire pour vos clients. Et dans tous les cas (même pour de petits montants), ces derniers sont en mesure de pouvoir vous demander un ticket avec TVA.
Tous les tickets de caisse doivent être conservés, qu’ils soient issus d’un carnet à souche ou autre, afin de pouvoir justifier, face à l’administration fiscale, du moindre centime encaissé. Cela implique le stockage, à moyen et long terme, d’une quantité importante de feuillets, que vous devrez précieusement conserver et comptabiliser.
La conséquence de ce type de gestion réside dans la difficulté à analyser les données financières de l’entreprise : il est ainsi presqu’impossible d’établir vos consommations, sauf à tenir des registres complexes afin de tout y consigner. Et le moindre écart deviendra rapidement un enfer : il faudra revoir tous les tickets de caisse de la période concernée en cas d’anomalie !
Selon votre volume d’affaires, il peut donc être extrêmement chronophage de gérer vos encaissements à la main.
Le logiciel de caisse : un outil de gestion plein d’avantages
Bien plus qu’une simple solution d’encaissement, le logiciel de caisse est bien souvent intégré dans un outil informatique complet, offrant de nombreuses fonctionnalités avancées. Si les premiers logiciels de caisse se cantonnaient à l’enregistrement des encaissements, de nos jours, ces derniers permettent de manière directe ou indirecte la gestion des stocks, le suivi des fournisseurs, l’élaboration des menus (pour les restaurateurs ou les métiers de bouche) ou encore l’établissement de statistiques précises en temps réel, facilitant la gestion au quotidien de votre activité.
S’il existe une grande variété de logiciels de caisse, beaucoup présentent un certain nombre de fonctionnalités de base :
- La saisie des ventes en cours
- Le calcul automatique des totaux et de la TVA
- La sélection des modes d’encaissement
- La pesée (dans le cadre de la vente de denrées alimentaires) et le calcul des prix
- De la connectivité à différents périphériques (terminal d’encaissement, imprimante ticket, scanner code barre, terminaux mobiles et tactiles pour le service en salle, etc.)
À cela peuvent s’ajouter de nombreuses fonctionnalités complémentaires, liées à la nature de l’activité du commerçant ; par exemple pour les métiers de la restauration, on peut citer :
- L’élaboration des menus
- La gestion des réservations
- La gestion des commandes en salle via des terminaux tactiles
- L’édition et l’envoi des tickets de paiement et de caisse au format électronique
- L’affichage des commandes en temps réel en cuisine
- etc.
Au final, le logiciel de caisse informatique est un outil de gestion incroyable, offrant d’innombrables possibilités aux commerçants et plus particulièrement aux restaurateurs, offrant des facilitateurs en matière de gestion non seulement financière, mais également lors du service. Rapidité, gain de temps, fiabilité, ergonomie sont autant de points positifs qu’apportent les logiciels de caisse de nos jours.
Les implications de la loi anti-fraude à la TVA
C’est dans le cadre de la loi contre la fraude à la TVA que la certification des logiciels de caisse est apparue et a été rendue obligatoire au 1er janvier 2018 en France, l’objectif de la certification étant de rendre les données infalsifiables. Le logiciel de caisse certifié doit donc apporter des solutions techniques (précisées par la documentation fiscale BOI-TVA-DECLA-30-10-30) concernant la sécurisation, l’inaltérabilité, l’archivage et la conservation des données.
La certification des logiciels de caisse permet d’attester que ces derniers répondent aux spécifications techniques imposées par la réglementation. Les conditions requises pour l’obtention de la certification doivent être validées par un organisme accrédité ou via une attestation individuelle, fournie par l’éditeur du logiciel.
Si la loi impose l’usage d’un logiciel certifié, elle n’impose pas le changement du matériel utilisé en caisse, tant que ce dernier est compatible avec les solutions informatiques répondant aux normes en vigueur. Pour les nouveaux établissements, la question ne se pose pas, puisqu’ils peuvent partir sur des solutions tout intégrées, par exemple sur iPad, ce qui a de nombreux avantages (voir cet avis sur L’Addition, une solution de logiciel de caisse certifié)
La certification des logiciels de caisse : obligatoire, et indispensable !
Comme vu précédemment, la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, mais s’en passer engendre d’innombrables contraintes à tous les niveaux. Si sa présence semble indispensable dans votre établissement, la certification est alors de rigueur, et n’est pas une option.
Les avantages à l’utilisation d’une caisse enregistreuse certifiée sont nombreux, car cette solution permet d’éluder de nombreux points :
- bien évidemment, le respect de la réglementation en vigueur en matière de facturation dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA
- un gain de temps énorme en gestion et en comptabilité
- l’élimination des risques de pertes de données par leur sécurisation et leur archivage systématique
- une gestion financière plus précise et plus fiable
