Si une entreprise souhaite gagner en efficacité, en compétitivité et en qualité, il est presque indispensable qu’elle adopte un système de gestion électronique des documents (ou GED). De nombreuses entreprises, à l’image de iSi Solutions, se sont spécialisées dans la création de logiciels de GED et viennent en aide à tous les entrepreneurs qui souhaitent gagner du temps et de l’énergie.
Un logiciel de GED : qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de gestion électronique de documents est un logiciel permettant aux entreprises de gérer des documents de tous types : bons de commande, documents commerciaux, factures fournisseurs et clients, courriers entrants et sortants, etc. Ce système informatisé est adapté aux documents dématérialisés existants, en cours de production ou ayant besoin d’être modifiés. Son rôle est d’harmoniser tous les processus pour ainsi faciliter la gestion des documents d’une entreprise. La GED participe au mouvement que de plus en plus d’entreprises suivent, consistant à diminuer fortement ou même à supprimer l’utilisation de papier. De plus, elle apporte de nombreux avantages aux entreprises, comme par exemple l’amélioration de la productivité, la réduction des coûts, ou encore un gain de temps pour rechercher des documents.
Les principales fonctionnalités de la gestion électronique de documents
La GED possède un fonctionnement en plusieurs étapes. La première est celle de l’acquisition des documents. Elle consiste à acquérir tous les documents souhaités dans le logiciel de GED. Pour cela, il est possible d’intégrer des documents papier en les scannant, ou d’ajouter des documents électroniques au format PDF ou de fichiers bureautique.
La deuxième étape consiste à indexer les documents électroniques. Elle a pour but de classer vos documents de façon logique et efficace pour fluidifier les recherches, et ainsi gagner du temps. Cette indexation peut être faite par mots-clés ou par type de document, pour vous permettre de retrouver facilement et rapidement les documents que vous cherchez.
La troisième étape est celle du stockage des documents électroniques. Elle est très importante, car elle a pour but de sécuriser et de protéger vos documents ainsi que toutes les données qu’ils contiennent.
Enfin, la quatrième et dernière étape consiste à diffuser les documents. En passant par une gestion électronique des documents, cette diffusion est plus simple et plus fluide pour les utilisateurs. Tous les documents se trouvent au même endroit, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et d’accroître leur productivité.
Les avantages de la gestion électronique de documents
La GED connait un essor important et elle est particulièrement appréciée par les entreprises pour les nombreux avantages qu’elle offre : réduction du temps de traitement des informations, simplification des échanges externes et internes, diminution des coûts, etc. Si elle est bien mise en place, elle peut être un véritable atout pour votre entreprise.
La réduction des coûts
Une solution de GED permet à une entreprise de diminuer les coûts logistiques qui sont habituellement dédiés au traitement traditionnel des informations, comme par exemple la consommation de papier et d’encre, l’archivage physique, etc. Elle permet une réduction du temps de traitement des documents, ainsi qu’une augmentation de la productivité de votre équipe. En effet, presque 20 % des pertes de productivité sont causées par des problématiques de documents, et la GED permet de réduire drastiquement ces pertes.
L’optimisation de la communication
Une solution de GED permet aux collaborateurs d’une entreprise de bénéficier d’un accès personnalisé aux documents. Vous pouvez gérer leurs droits d’accès et de modification, de sorte que chacun ait un accès aux documents nécessaires à tout moment. La communication interne est donc simplifiée, grâce à une réduction du flux d’informations imprimées plusieurs fois dans différents services. Grâce à la GED, tous les collaborateurs peuvent travailler sur les mêmes documents et les conservent toujours à portée de main.
La sécurisation des données
Grâce à la gestion électronique de documents, vous mettez définitivement un terme au risque de détérioration ou de perte des documents. Ils sont tous en ligne et facilement accessibles, et une fois leur cycle de vie terminé, ils peuvent être archivés dans un système d’archivage électronique (SAE) qui les protègera des modifications, tout en les laissant facilement accessibles. De plus, les documents sensibles sont placés dans une sorte de coffre-fort numérique, les protégeant ainsi des intentions malveillantes.
