La croissance d’une entreprise dépend en partie d’une politique d’achat structurée et efficace. C’est pour cela que de nombreuses entreprises ont pris la décision d’adopter une stratégie plus efficace pour la gestion de leurs achats. Ces derniers représentent environ 60 % du chiffre d’affaire pour les entreprises européennes, et peuvent devenir un important levier de performance. C’est pour cela qu’un logiciel d’achat est un outil devenu pratiquement indispensable au fil du temps, car il contribue à la productivité d’une entreprise en offrant un gain de temps considérable. En effet, il permet de gérer les demandes d’achat de manière automatique, de contrôler les coûts, ou encore de procéder à des analyses financières régulières.
Un outil de gestion pour gagner du temps
Un logiciel de gestion d’achat est un formidable outil de gestion. Il permet de surveiller le processus de tous les dossiers d’achats : demandes d’achats, commandes, facturation, budget, livraison, gestion administrative des fournisseurs, etc. Il automatise la majorité des tâches et vous guide vers les bonnes pratiques. En optimisant votre processus d’achat, le logiciel accroît votre productivité et augmente vos marges. Cela garantit également une transparence opérationnelle.
Lorsqu’une entreprise ne maîtrise pas totalement ses dépenses, cela impacte les équipes financières : des factures imprévues, des chiffres incorrects, des défauts de trésorerie, etc. En revanche, un système d’achat automatisé peut aider à éviter ces erreurs qui sont coûteuses en temps.
Les avantages d’une gestion des achats automatisée
Le fait d’automatiser les processus d’achat de votre entreprise présente de nombreux avantages, dont un important gain de temps.
Une réduction des coûts
Une gestion des achats automatisée diminue la gestion administrative et les efforts manuels. La gestion des fournisseurs, le calcul du besoin d’approvisionnement, ou la gestion des contrats sont à la charge du logiciel, ce qui permet aux équipes d’avoir une vision plus claire et dégagée des dépenses et de leur caractère essentiel ou non. Cela engendre une diminution des coûts d’organisation et une élimination des redondances, ce qui améliore l’efficacité et engendre une réduction des coûts significative sur le long terme.
Une meilleure visibilité
Le fait d’automatiser un processus vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur celui-ci. En effet, si toutes les données relatives à vos achats se situent au même endroit, il est plus simple de gérer le suivi des commandes. De plus, la plupart des logiciels vous donnent la possibilité de surveiller différents processus d’approvisionnement en parallèle pour prendre connaissance en temps réel des erreurs ou des possibles goulots d’étranglement. Enfin, vous pouvez avoir une vision plus claire de vos processus d’achat grâce aux différentes données collectées.
Un taux de risque réduit
Une meilleure visibilité engendre une connaissance accrue de vos achats et vous permet d’analyser plus facilement les éventuels risques. Cela permet aussi d’avoir une meilleure traçabilité de vos processus d’achat, ce qui réduit les risques d’erreur, faisant ainsi gagner à votre entreprise à la fois du temps et de l’argent.
Une amélioration du système d’achat
Un logiciel de gestion automatique de vos demandes d’achat vous permet de réduire voire de supprimer les goulots d’étranglement, mais aussi d’éviter les potentiels retards de paiement. Il supprime les erreurs humaines, respecte les procédures des cycles d’achat et protège les données confidentielles, à l’image d’un coffre-fort numérique.
Une plus grande efficacité
Le fait d’automatiser vos demandes d’achat est très avantageux, et permet notamment l’accélération du processus d’achat et de commande. Les délais sont donc réduits, ce qui augmente drastiquement l’efficacité. En outre, l’automatisation de certaines tâches permet aux membres de l’équipe de se positionner dans d’autres domaines, dans lesquels le besoin est plus important. En effet, les tâches quotidiennes peu prioritaires pourront facilement être gérées par le logiciel.
Un gain de temps considérable
Pour toutes les raisons évoquées précédemment, l’utilisation d’un logiciel de gestion des demandes d’achat permet à une entreprise de gagner du temps sur de nombreux procédés. D’une part, le temps qui était consacré aux démarches administratives, à la gestion des fournisseurs ou au suivi des commandes est considérablement diminué. D’autre part, le besoin en personnel est réduit, puisque de nombreuses tâches sont gérées de façon automatique. Les dossiers d’achats sont traités plus rapidement, et les stocks sont mieux maîtrisés.
