Traiter les factures est une tâche administrative longue et fastidieuse. Aujourd’hui, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à digitaliser le processus de production.
Cependant, des progrès doivent être encore réalisés pour faciliter le traitement des factures. On fait le point sur ce sujet et on vous propose quelques solutions.
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Factures papier, quelles limites ?
Les factures en version papier sont encore répandues aujourd’hui. Des salariés dédient leur travail à leur saisie et leur réception. Il faut savoir que les délais de traitement sont généralement allongés, en comparaison aux factures électroniques. Le service comptable doit notamment :
- Trier et saisir les données dans un logiciel de comptabilité
- S’assurer que la facture est conforme aux fournitures qui sont livrées
- Identifier le fournisseur
- Réaliser le paiement de la facture et le suivre
- Classer le papier
Concrètement, le traitement d’une facture peut parfois durer quelques heures. Or, un traitement non-optimisé peut s’avérer relativement coûteux. C’est pour cela qu’il est plus que recommandé de passer à l’électronique, de manière à diminuer le temps de traitement, mais aussi d’éviter les retards de paiements. Dans cette optique, une entreprise peut utiliser un logiciel de traitement des factures.
Traiter ses factures via l’électronique, un passage obligatoire en 2024
La dématérialisation des factures fournisseurs deviendra, par ailleurs, une obligation légale entre 2024 et 2026. La raison étant que l’État souhaite renforcer la lutte contre les fraudes, notamment celles en lien avec la TVA. Ainsi, l’administration fiscale aura plus de facilité à réaliser certains contrôles relatifs aux données de facturation. En passant à l’électronique, les entreprises sont gagnantes sur de nombreux plans.
Elles gagnent tout d’abord du temps, mais font aussi des économies. Les frais relatifs au processus sont ainsi supprimés et les délais de paiement sont, quant à eux, réduits. Il peut aussi être intéressant, dans le cadre d’un passage au numérique, de souscrire à une assurance à la facture. Elle permet aux entreprises de se protéger des impayés. Mais attention, il faut y avoir souscrit entre l’émission de la facture et sa date d’échéance pour qu’elle soit valable.
Une gestion centralisée des factures et des accès
Passer aux factures électroniques représente l’opportunité de mettre en place une gestion centralisée de celles-ci. Elles sont alors regroupées dans un seul espace, ce qui assure une vue globale sur la totalité des documents et les paiements en cours et à venir. Et pour lutter contre les tentatives de fraudes, l’astuce est de gérer l’accès aux factures, tout en séparant les tâches liées à la saisie et celles de paiement. Dans l’idéal, il faudrait plusieurs personnes pour réaliser ces étapes, lorsque c’est possible.
Dans cette optique, les solutions de gestion des factures fournisseurs permettent de réaliser un paramétrage des accès via le workflow de validation. De cette manière, il est possible de savoir qui intervient sur une facture. Enfin, pensez à conserver les éléments de facturation. Bien qu’il s’agisse d’un système numérique, une entreprise doit être en capacité de fournir les documents liés à la comptabilité en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable.
