Dans le cadre de leur activité, les entreprises sont soumises à de nombreuses obligations légales et réglementaires. Parmi celles-ci figurent la constitution et la mise à jour régulière de divers documents juridiques nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Ces documents permettent notamment de garantir la transparence de la structure et d’informer les différentes parties prenantes sur sa situation.
I. Les documents juridiques liés à la constitution de l’entreprise
Lors de la création d’une entreprise, plusieurs documents juridiques doivent être rédigés afin d’officialiser la naissance de la société et de définir son cadre légal et organisationnel.
A. Les statuts de la société
Les statuts représentent le document fondateur de la société. Ils ont pour objet de préciser les règles de fonctionnement de l’entreprise et de conférer une personnalité juridique à celle-ci. Les statuts doivent notamment mentionner :
- La forme juridique de la société (SARL, SAS, SA, etc.)
- La raison sociale, qui correspond au nom officiel de l’entreprise
- Le siège social, qui représente l’adresse administrative de la société
- L’objet social, qui désigne l’ensemble des activités exercées par l’entreprise
- La durée de vie de la société, généralement fixée à 99 ans
- Le montant du capital social, divisé en parts ou actions attribuées aux associés
- Les modalités de prise de décision et de répartition des bénéfices entre les associés
B. L’attestation de dépôt des fonds
Lorsque la constitution du capital social implique des apports en numéraire (sommes d’argent), ceux-ci doivent être déposés auprès d’un établissement bancaire. Ce dernier délivre alors une attestation de dépôt des fonds, qui doit être jointe au dossier de création de l’entreprise.
C. La demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
Pour obtenir la personnalité juridique, une entreprise doit être immatriculée au RCS tenu par le greffe du tribunal de commerce. Cette formalité s’accomplit grâce à un formulaire spécifique (Cerfa n°11680) accompagné des pièces justificatives requises, telles que les statuts et l’attestation de dépôt des fonds.
II. Les documents juridiques relatifs à l’identification de l’entreprise
Une fois immatriculée, chaque entreprise se voit attribuer un certain nombre d’identifiants qui permettent de la distinguer et de faciliter ses relations avec les administrations et les partenaires économiques.
A. Le numéro SIREN
Le numéro d’identification unique attribué à chaque entreprise est appelé numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises). Il s’agit d’un code à 9 chiffres délivré par l’INSEE lors de l’immatriculation de la société au RCS. Ce numéro doit figurer sur tous les documents commerciaux et administratifs de l’entreprise (factures, devis, contrats, etc.).
B. Le numéro SIRET
En complément du numéro SIREN, chaque établissement d’une entreprise possède un numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des ETablissements). Celui-ci comprend le numéro SIREN suivi d’un code à 5 chiffres, appelé NIC (Numéro Interne de Classement). Le numéro SIRET permet d’identifier de manière unique un établissement et doit également être mentionné sur les documents émis par l’entreprise.
C. Le code APE
Attribué par l’INSEE en même temps que le numéro SIREN, le code APE (Activité Principale Exercée) est un code à 4 chiffres et une lettre qui caractérise l’activité principale de l’entreprise. Ce code permet de classer l’entreprise dans une nomenclature nationale et facilite l’analyse statistique des données économiques.
III. Les documents obligatoires pour les entreprises employant des salariés
Outre les documents précédemment cités, les entreprises ayant recours à des salariés doivent également se conformer à certaines obligations en matière de documentation juridique.
A. Le registre du personnel
Toute entreprise employant des salariés doit tenir à jour un registre du personnel, qui retrace l’historique des embauches et des départs au sein de l’entreprise. Ce document doit contenir, pour chaque salarié, des informations telles que la date d’embauche, la nationalité, le poste occupé et les diplômes obtenus. Le registre du personnel doit être conservé pendant 5 ans après la sortie du dernier salarié mentionné.
B. Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Chaque employeur a pour obligation d’évaluer les risques professionnels auxquels sont exposés ses salariés et de consigner les résultats de cette évaluation dans un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP). Ce document doit être mis à jour au moins une fois par an et à chaque fois qu’une modification importante affecte les conditions de travail.
C. Le règlement intérieur
Dans les entreprises d’au moins 20 salariés, l’employeur doit établir un règlement intérieur qui fixe les règles en matière d’hygiène, de sécurité et de discipline. Ce document doit être affiché dans les locaux de l’entreprise et être porté à la connaissance des salariés.
IV. Autres documents juridiques utiles aux entreprises
Enfin, il existe d’autres documents juridiques qui peuvent s’avérer utiles pour les entreprises, bien qu’ils ne soient pas toujours obligatoires.
A. Le contrat de bail commercial
Lorsqu’une entreprise exerce son activité dans des locaux loués, elle doit conclure un contrat de bail commercial avec le propriétaire des lieux. Ce document définit les droits et obligations respectifs du bailleur et du preneur, ainsi que les conditions de location (durée, loyer, charges, etc.).
B. La protection des marques et des signes distinctifs
Une entreprise peut choisir de protéger sa marque, son enseigne ou tout autre signe distinctif (logo, slogan, etc.) en les déposant auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Cette démarche lui confère un monopole d’exploitation et lui permet de faire valoir ses droits en cas de contrefaçon.
En somme, les entreprises doivent veiller à constituer et mettre à jour régulièrement un ensemble de documents juridiques qui conditionnent leur existence, leur identification et leur fonctionnement. La bonne gestion de ces documents est essentielle pour assurer la pérennité et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de ses partenaires et interlocuteurs.
