Le management fait partie de ces compétences que l’on acquiert avec l’expérience. On ne naît pas manager, on le devient, et pour aider les personnes destinées à diriger des équipes de collaborateurs à mieux comprendre les attentes de chacun tout en optimisant le temps de travail et la connaissance de chaque personnalité, des outils existent : méthodes de management, de communication, outils collaboratifs…
Tous les moyens modernes peuvent apporter une aide précieuse aux responsables et encadrants en entreprise. Voici 4 conseils / outils pour faciliter la communication et la collaboration au sein des équipes.
À CONSULTER ÉGALEMENT : Pour en savoir plus sur le conseil…
Comprendre ses collaborateurs : la méthode DISC
La méthode DISC (acronyme désignant les traits de caractère d’une personne que l’on va mesurer, en l’occurrence Dominant / Influent / Stable / Conforme) permet d’évaluer une personne en vue d’explorer ses réactions et sa perception du monde qui l’entourne, afin d’améliorer la communication avec cette dernière, et favoriser la productivité et le travail en équipe.
Véritable grille de lecture du comportement humain, la méthode disc s’appuie sur des codes couleur pour retranscrire les traits de personnalité de tout un chacun, et un disque découpé en 4 quartiers colorés afin de faciliter la lecture des nombreuses informations qu’elle permet de représenter.
L’objectif de cette méthode est de rendre la communication entre collaborateurs plus efficace, en partageant le profil DISC de chaque personne de l’équipe, manager inclus. Pour ce dernier, les facilitants se retrouvent principalement dans la façon d’aborder les collaborateurs, selon leur profil.
Optimiser la communication interne : la méthode des 5 – 10 – 15 – 30
Plutôt qu’un outil de management, il s’agit d’une méthode permettant d’organiser efficacement la communication avec chaque collaborateur en adaptant de manière efficace le temps minimal imparti aux échanges qu’un manager doit avoir avec chacun.
La répartition est donc articulée autour de 4 types d’échanges, répartis dans le temps de la manière suivante :
- 5 minutes, une fois par jour
- 10 minutes, une fois par semaine
- 15 minutes, une fois par mois
- 30 minutes, une fois par trimestre
Chaque entrevue peut être organisé de manières diverses et variées, selon vos affinités et vos rapports avec vos salariés :
- plutôt ludique (pause café, afterwork…)
- plutôt formelle (réunions mensuelles ou trimestrielles, meetings individuels périodiques…)
- plutôt sous forme improvisée si nécessaire
C’est une forme simple et facile à mettre en œuvre dans le planning de chaque individu, et qui permet de construire un relationnel durable et efficace.
Dans la continuité de séances de team building, cela peut être un avantage décisif pour éviter les conflits internes ou les problèmes d’organisation, et constitue une méthode que l’on retrouve souvent en formation en management.
Formaliser les objectifs : la méthode SMART
La méthode S.M.A.R.T s’appuie sur un moyen mnémotechnique (qui lui a donné son nom), afin de mieux formaliser et faciliter la réussite d’objectifs de manière efficience et positive, au travers de deux aspects essentiels des process suivis en gestion d’entreprise :
- les objectifs définis par le projet d’entreprise en tant que tel
- les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs
Cadrant précisément la méthodologie pour parvenir à remplir les conditions nécessaires à la pleine réussite des projets, elle permet d’économiser du temps et de l’argent, tout en rendant quantifiables et mesurables chaque étape des projets à mener au sein des équipes.
| Détail de l’acronyme | Signification |
|---|---|
| S (Spécifique) | Chaque objectif doit être défini de manière simple et précise, l’objectif étant de minimiser au maximum les risques de confusion dans leur compréhension |
| M (Mesurable) | Des indicateurs doivent pouvoir être mis en place pour évaluer la progression et les résultats obtenus dans chaque étape du projet |
| A (Atteignable) | Ambitieux, approprié, atteignable… Le contexte du projet définit en réalité ce critère de réussite, plaçant à la bonne hauteur le challenge à relever pour atteindre les objectifs fixés, et apporter la motivation nécessaire à l’équipe |
| R (Réaliste) | Un projet qui n’est pas réaliste ou n’est pas à la portée des personnes constituant l’équipe, ne pourra jamais aboutir. Il faut veiller à ce que chaque étape soit réaliste pour l’ensemble des acteurs impliqués |
| T (Temps) | Le temps est un facteur essentiel, qui doit être limité dans la chronologie du projet. C’est un horizon temporel permettant de mesurer la distance à parcourir pour arriver à l’aboutissement du projet |
Faciliter les échanges : les outils collaboratifs
Si les outils de gestion de projet et d’équipe existent depuis des décennies, l’essor des réseaux sociaux ont fait naître une nouvelle génération d’outils dits collaboratifs, permettant aux salariés de communiquer de manière plus efficace et plus asynchrone, et de répartir les tâches au sein des différents groupes tout en facilitant la lisibilité des informations dispensées.
Les principaux attrait de ces outils tiennent en quelques mots :
- partage d’information fluidifié (mise en place de partages de ressources et de bases de connaissance)
- échanges en temps réel (outils de visioconférence, tableaux blancs partagés, espaces de discussions)
- amélioration de la coordination (planification en ligne)
- suivi et reporting facilités (outils de ticketing, analyse temps réel de la performance et de l’avancement…)
Parmi les différentes typologies d’outils, il existe de nombreuses solutions applicables aux entreprises ; on peut notamment citer, de manière non exhaustive :
- Microsoft Teams : tout-en-un intégré dans la suite Office 365 s’appuyant sur SharePoint et s’intégrant intimement dans la suite Microsoft Office, Teams a au fil du temps intégré de plus en plus de fonctionnalités fortes, qui en font aujourd’hui l’un des outils les plus complets du marché (appel audio, visioconférence, messagerie instantanée, partage de documents, planification, mise en place de listes et de wikis…), le tout en équipes avec une fine gestion des droits d’accès
- Google Suite : à peine moins riche que la solution de chez Microsoft, la Google Suite version entreprise intègre également nombre de fonctionnalités avancées pour le travail collaboratif, mais avec une approche moins intégrée au système d’information
- Zoom : Pour celles et ceux ne disposant pas de solutions intégrées, Zoom apporte des fonctionnalités avancées de visioconférence permettant de faciliter les échanges entre équipes, à l’heure du télétravail et du homedesk. Il dispose de nombreuses alternatives, que les entreprises peuvent choisir selon leurs besoins et leur budget.
- Gather : outil à la fois graphique et pratique, Gather est une solution « extraterrestre » que de jeunes TPE choisissent afin de faciliter le travail en équipe à distance. Ce surprenant outil offre de nombreuses fonctionnalités (visioconférence, appels audio, partage de tableaux blancs…) au sein d’une interface graphique s’intégrant pleinement dans la mode du « metavers », où chaque individu est représenté par un avatar.
- Monday : outil de PPM (Project Portfolio Management) en SaaS, Monday s’inscrit dans la lignée des outils collaboratifs permettant de faciliter la gestion des projets dans les équipes décentralisées. C’est une solution tout-en-un allant beaucoup plus loin que la simple gestion de projets par équipe, autorisant par exemple la mise en place de flux automatisés pour faciliter le déroulement des différentes actions de chaque membre collaborant.
